年の瀬になってきました。
もうじき忘年会シーズンですね。
幹事さんはそれを見越して、社内の忘年会の案内や店を確保したり、水面下で動かなければなりません。
特に新人に幹事を任されてしまうので、社内案内や出席メールを作ったり、当日のスケジュールを立てたり、店の予約…山ほど仕事があります。
新人幹事にとって「忘年会は一大プロジェクト」
そんな幹事さんに朗報です。
社内の忘年会案内の例をまとめてみました。
忘年会の案内はいつまで？
社内の忘年会では、目安として1ヶ月前に案内を出すと良いでしょう。
参加する方も１カ月前の方が予定が立てやすいので早めに確認を。
この時期はどこも忘年会の予約が入りだすので、一日遅いだけで予約が取れないという状況になってしまいます。
参加人数によってお店の規模も変わるため、まずはおおよその参加人数を把握して、店を先に押さえる様にしましょう。
参加者が20人程度の規模であれば、店側には２０人～１５人と伝えておき、忘年会開催の２週間位前に確定した人数を再度伝えれば良いでしょう。
社外の人を招待する場合は、文書の案内状で案内するのが好ましいです。
社内の場合は社内メールを使うと出欠確認もスムーズです。
では例文とポイントを見ていきましょう。
忘年会の社内メールの例文は
忘年会の案内を社内メールで送るためのポイントを紹介します。
社内忘年会のご案内
お疲れ様です。
早速ですが、今年も恒例の忘年会を企画いたしました。
忘年会の日時が下記の通り開催いたしますのでご連絡申し上げます。
本年度、忘年会の幹事をいたします □□課 ○○です。
※出欠につきましては、下記 ( )に、出欠どちらか○印を記入し幹事へメール返信よろしくお願いします。
日時：○月○日（金曜日） 開始 ○○時～
場所：○○○
住所
電話番号
○○○ホームページ http://○○○
会費：男性4000円 女性3000円
出席( )
欠席( )
※期限は○月○日(金曜)までにお願いします。
新人の余興やゲームなど、楽しい催しも企画しております。
お忙しい時期ではありますが、たくさんのご参加お待ちしております。
※何かありましたらメール・電話にてご質問ください。
メールアドレス ○○□＠××.co.jp
電話 123456789
社内メールはポイントは簡潔にわかりやすくということが重要です。
件名も見た時に何のメールなのかを明確にしましょう。
＜良い例＞
平成〇〇年 忘年会案内
○○課 忘年会の日程案内
＜悪い例＞
お世話になっております
お疲れ様です
１行目に何の要件のメールなのか一目でわかるようにすることが大事です。
一度読んで後で返信される方もいるので、そんな時「お疲れ様です」の題名だけだとたくさんあるメールに埋もれてしまいますね。
また、食事の場所のURLを記載しておくと、どんな食べ物なのか、場所も確認できるので載せておきましょう。
後、メールだと見落としてしまうので、送信後の朝礼、昼休みに「忘年会の案内を送信しました。出欠のご連絡よろしくお願いします。みなさんふるって参加ください。」
と伝えるようにしましょう。
良く見える場所や掲示板に案内を張っておくのも効果的です。
忘年会案内のプリント
最近では少なくなっていますが、メールでのやり取りを行わない会社もあるのでは？
以前の会社では、小規模だったので案内を作って掲示盤に張っていました。
忘年会の案内で大事なことは見やすさです。
例を作成してみました。クリックすると拡大されます。
ポイントは
- 開催日程、場所を明確にする。
- 料理や場所をイメージしてもらう。
- 地図をつける。
社内メールを使わないときや、使っていても返信率が低い場合はよく見えるところに案内を張ってみるのもよいでしょう。
プリントを掲示板に張っておくと見た人が携帯で場所を写メで撮ったり、詳細を確認するのことを簡単にする目的があります。
忘年会の案内。社内メールとプリントのポイントを紹介しました。
案内は店の予約や参加者の都合もあるので１カ月前には案内を出すようにしましょう。
社内メールの場合大事なことは、件名を明確にすること。
要件がわからないと大量のメールに埋もれてしまい気づかれずに終わってしまいます。
また送信したことを朝礼や、昼休みに宣伝しましょう。
特に新人に幹事を任されてしまうので、社内案内や出席メールを作ったり、当日のスケジュールを立てたり、店の予約…山ほど仕事があります。
新人幹事にとって「忘年会は一大プロジェクト」
この記事を読んで少しでも負担が減ればうれしいです。
そんな幹事さん必見
